Flanders Expo

Op zoek naar een alternatief voor jouw bedrijfsevenement? Wat dacht je van een 𝐨𝐧𝐥𝐢𝐧𝐞 𝐞𝐯𝐞𝐧𝐭 𝐬𝐭𝐮𝐝𝐢𝐨?

Op de site van Flanders Expo bevinden zich sinds eind september drie gloednieuwe online event studio’s inclusief hoogwaardige audiovisuele integratie. De volledig ingerichte streaming- en opnamestudio’s zijn een veilig alternatief om social distancing te garanderen en om evenementen met grote aantallen toch te kunnen laten doorgaan.

Of het nu gaat om een virtual event, workshop, webinar of streaming, de studio’s kunnen volledig afgestemd worden naar de wensen van de organisator! #safeevents #safevenue

Virtueel blijkt vandaag meer dan ooit the way to go. En dat zal zo nog wel een tijdje duren. Daarom brachten wij onze eventlocatie in Gent virtueel in kaart en dit zowel binnen als buiten.

Dankzij onze gloednieuwe Virtual Tour kan je veilig rondlopen op onze site en ontdek je snel en eenvoudig hoe alle verschillende ruimtes eruitzien. Bovendien kunnen organisatoren beter inschatten welke zaal geschikt is voor hun volgende evenement.

En nog een voordeel: je hebt geen last van openingstijden. Je kan op elk moment van de dag op bezoek komen.

Kijk rond in 360° via https://youreka-virtualtours.be/tours/easyfairs_flandersexpo/

Easyfairs, het Belgisch bedrijf dat meer dan 200 beurzen, congressen en evenementen organiseert in 14 verschillende landen en dat 10 eventlocaties uitbaat in België, Nederland en Zweden, heeft beslist om actief mee te werken aan de strijd tegen het coronavirus. Easyfairs zal haar hallen ter beschikking stellen van de lokale en nationale overheden die betrokken zijn in de strijd tegen de verdere verspreiding van Covid-19. 

De evolutie van Covid-19 en de snelheid van de ingrijpende maatregelen die de overheden nemen om de verdere verspreiding tegen te gaan hebben een verregaande impact, direct of indirect, op de gehele bevolking en op alle economische sectoren. De sector van beurzen en events is in het bijzonder getroffen aangezien alle evenementen die de komende weken gepland waren in zo goed als alle landen zijn uitgesteld. 

Easyfairs, die wereldwijd meer dan 200 evenementen organiseert, is eveneens eigenaar of uitbater van 10 eventlocaties in Europa. Gezien de huidige situatie zijn deze logischerwijze niet bezet. Aangezien Easyfairs haar steentje wil bijdragen aan de collectieve maatregelen tegen het coronavirus, heeft het bedrijf aan de Belgische, Nederlandse en Zweedse overheden voorgesteld om haar hallen gratis ter beschikking te stellen in functie van hun noden. In België gaat het om Flanders Expo (Gent), Antwerp Expo (Antwerpen), Nekkerhal Brussels North (Mechelen) en Namur Expo (Namen). In Nederland zijn het de eventlocaties Hardenberg, Gorinchem en in Zweden Kistamässan (Stockholm), Malmömässan (Malmö) en Abymässan (Gothenburg). 

Eric Everard, CEO en oprichter van Easyfairs licht toe : "Wij zijn bijzonder onder de indruk van en geraakt door de onvoorwaardelijke inzet van alle overheden en gezondheids-instanties van over de hele wereld. Wij, op onze beurt, vinden het logisch om als bedrijf zelf deel te nemen aan deze collectieve inspanning ter bestrijding van het coronavirus en om, waar mogelijk, het leed te verzachten van zij die direct getroffen zijn. Onze eventlocaties kunnen dienst doen als tijdelijke zorgcentra, locaties voor het onthaal en het scheiden van patiënten, stockageruimtes van medisch materiaal, enz. De lokale overheden zijn ondertussen op de hoogte en hebben ons laten weten dat ze indien nodig, gebruik zullen maken van dit initiatief."

Hoe organiseer je examens met honderden studenten in één lokaal als je verplicht anderhalve meter afstand moet bewaren? Het was lang dé examenvraag die niemand kon beantwoorden. Maar kijk: met een beetje creativiteit toverden we het Gentse Flanders Expo om in het grootste examenlokaal van ons land. 

107.000 examens

De afgelopen weken was het misschien wel het meest besproken thema in het onderwijs: wat met de examens? Aula’s zijn groot, maar nu ook weer niet zó groot. Hoe zorg je dan dat elke student toch nog in juni zijn examens kan afleggen?

Met acht eventhallen en een lege eventkalender bleek Flanders Expo de redder in nood. “Tot eind juni organiseren we hier zo’n 107.000 examens”, zegt Katrien Verhoeven. “We doen dat in verschillende shifts en in vijf verschillende hallen. En ook in Antwerp Expo en Namur Expo ontvangen we straks duizenden studenten – en zelfs kandidaat-politieagenten – voor hun eindexamens.”

8 kilometer hekkens

Er zijn weinig studenten die de examenperiode als een event beschouwen, maar productioneel komt het toch sterk in de buurt. “We hebben in totaal zo’n acht kilometer nadarhekkens geplaatst. Daarmee leiden we de dagelijkse toestroom van studenten letterlijk in goeie banen. Ook het signalisatie- en communicatieplan is aangepast en zorgt dat elke student straks aan de juiste ontsmette tafel belandt.”

Om al dat verkeer vlot te laten verlopen, bouwde Flanders Expo Hal 1 – één van de grootste hallen van ons land – om tot een zogenaamde crowd control room. Hier verzamelen alle studenten op veilige afstand van elkaar en sturen medewerkers van de hogeschool en de universiteit iedereen naar de juiste hal.

Easyfairs Belgium, dat in ons land jaarlijks zo’n 30 vak- en publieksbeurzen organiseert en dat daarnaast 4 eventlocaties uitbaat in Gent, Antwerpen, Mechelen en Namen lanceert een nieuw beursconcept namelijk “Easy Venue”. Dit kostenefficiënt, tijdbesparend en corona-safe concept biedt beursorganisatoren de kans om zonder veel eigen voorbereiding een veilige beurs te organiseren op een korte(re) termijn.

Als gevolg van de huidige coronacrisis waarbij de afgelopen maanden heel wat beurzen werden geschrapt of uitgesteld en rekening houdend met het feit dat ook volgend jaar nog heel wat beursorganisatoren geen grote risico’s zullen nemen, lanceert Easyfairs een plug en play beursconcept. Tijdens twee periodes in het jaar (1 maand in het voorjaar en 1 maand in het najaar) zal telkens één van de hallen van Flanders Expo, Antwerp Expo, Namur Expo en Nekkerhal Brussels North ingericht worden met een vaste standinfrastructuur, inclusief ruimte voor workshops, seminaries, netwerking en catering.

Er kan gekozen worden voor een Easy Venue Small formule met 55 standen, Easy Venue Medium met 66 standen en Easy Venue Large met 77 standen. En zijn 2 vaste standformaten: 9m2 of 16 m2. Dankzij deze formule kunnen beursorganisatoren op een efficiënte en kostvriendelijke manier in de hallen van Easyfairs terecht: er hoeft geen op- en afbouwtijd voorzien te worden want er is een vaste standinfrastructuur, organisatoren hoeven zelf geen afspraken te maken met standenbouwers, cateraars, etc. want alle infrastructuur en diensten zijn in de all-in prijs inbegrepen.

Met dit concept hoopt Easyfairs organisatoren van tweejaarlijkse beurzen ook de kans te geven om een tussentijds ontmoetingsmoment voor hun community te organiseren en op die manier de economische activiteit binnen hun sector terug te doen heropleven.

Voor meer details over dit concept kan u terecht op de websites van Antwerp Expo, Flanders Expo, Namur Expo en Nekkerhal - Brussels North.