A collaboration between Bureau DFO and Savvy Congress for the annual general meeting online
Interview with Jurjen Oosterbaan, director of Bureau DFO
Read more
A collaboration between Bureau DFO and Savvy Congress for the annual general meeting online
Interview with Jurjen Oosterbaan, director of Bureau DFO
“The board was very nervous”.
When the annual General Members' Meeting was just around the corner, Jurjen Oosterbaan, director of Bureau DFO and organizer of the meeting of one of their secretariats, quickly realized that things would have to be different this year than in previous years. Bureau DFO has been working with the relevant secretariat for more than 13 years and provides secretariats for various financial organizations.
"The point was that another General Meeting of Members had to take place. The secretariat in question is an organization of around 500 offices that also have a branch of a franchise organization in the financial sector. Corona was unable to do this physically," Jurjen said. This presented him with a challenge. Various online possibilities are known for organizing online General Members' Meetings, but Jurjen chose to invest in Savvy Congress.
Invest in peace
"There are a number of exciting things at play within the association where there is a group of members who have a different vision than the board. This can be very high, so we found it necessary to work together with an organization of which we were sure the online meeting would run correctly. We couldn't use any errors. "
The digital members' meeting had to run smoothly (technically) and the members had to have 100% confidence in the system. Members were assured of professionalism and security with two-factor authentication and saw from photos that professional equipment was used and that Savvy's technical team had everything under control. In addition, they themselves had a say and could ask questions to the board. "Fortunately, the idea of 'just a quick zoom meeting' was quickly removed. This created confidence in the organization and peace of mind", Jurjen said.
A complex technical puzzle
Sheila Boon, part of the secretariat, then set to work on the preparations. "We sent out invitations to the members. They could then let them know if they were present and with how many offices. Some members received multiple votes. That was quite a puzzle. Luckily, last minute changes could be taken up," said Sheila. A lot was involved, but that is the case at every general meeting.
The Savvy platform is set up in such a way that anyone can get started with it. This was nice for the members and the board of the secretariat concerned. Jurjen said: "The board was very nervous. It was about people who are not used to this, but afterwards they were very satisfied. They were better than expected and they were very positive".
Effective and good for the environment
Jurjen and a large part of the members have a preference for this way of meeting. It's manageable, it's better for the environment, it saves everyone a lot of travel time and it's very effective. The board still missed a bit of the 'physical' interaction with the members. Savvy's hybrid meetings would be a good solution for this. "Members who live in the area are welcome and the rest of the Netherlands can follow it digitally. A flexible format that fits extremely well in these times."
Transparent, safe and verifiable: “It is an investment in peace”
According to Jurjen, this way of online meetings is certainly recommended to the financial sector. "Because of the way in which this happened, there was no stress, no tension and we did not have any unjustified objections. The gravity of the process was such, we also prevented criticism. Wherever parties have tensions or conflicting interests, there must be you just do things like this neatly and ensure that there is extra security. ”The voting process is transparent and verifiable. The voting committee or the notary can check the voting results, which creates a lot of confidence.
Jurjen, who is a lawyer himself, considered Savvy's safety very important. It gave him a sense of professionalism. He said this is an important point that sets Savvy apart from a 'teams' or 'zoom'. "You talk to each other in confidence. Certainly in the financial sector. There should be no discussion about communication. It really matters what platform you use and this cannot be organized quickly, which many organizations think. Due to the reliability of the system. the medium, you build a whole lot of rest, that has its price, it's an investment in rest.
More information about the possibilities of an online general meeting of Savvy?
Then read on here: https://savvycongress.com/ general- members meeting- on- distance/
Or register for the free Thursday, Demo Day: https://savvycongress.com/demo- Thursday/
nl
Een samenwerking tussen Bureau DFO en Savvy Congress voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering online
Interview met Jurjen Oosterbaan, directeur Bureau DFO
“Het bestuur was bloednerveus”.
Toen de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering weer voor de deur stond, wist Jurjen Oosterbaan, directeur van Bureau DFO en organisator van de vergadering van één van hun secretariaten, al snel dat het dit jaar anders zou moeten dan de afgelopen jaren. Bureau DFO werkt al meer dan 13 jaar samen met het betreffende secretariaat en voert secretariaten voor verschillende financiële organisaties.
"Het ging erom dat er weer een Algemene Ledenvergadering plaats moest vinden. Het betreffende secretariaat is een organisatie van rond de 500 kantoren die ook een filiaal hebben van een franchiseorganisatie in de financiële sector. Door Corona kon dat niet fysiek", liet Jurjen weten. Hierdoor kwam hij voor een uitdaging te staan. Er zijn diverse online mogelijkheden bekend voor het organiseren van online Algemene ledenvergaderingen, maar Jurjen koos om te investeren in Savvy Congress.
Investeren in rust
"Er spelen een aantal spannende dingen binnen de vereniging waarbij er een groep leden is die een andere visie heeft dan het bestuur. Dit kan wel eens hoog oplopen, waardoor wij het noodzakelijk vonden om samen te werken met een organisatie waarvan we ook zeker wisten dat de online vergadering correct zou verlopen. Fouten konden we absoluut niet gebruiken".
De digitale ledenvergadering moest (technisch) goed verlopen en de leden moesten 100% vertrouwen hebben in het systeem. De leden werden verzekerd van de professionaliteit en de veiligheid met de twee-factor-authenticatie en zagen op foto’s dat er gebruik werd gemaakt van professionele apparatuur en dat het technische team van Savvy alles onder controle had. Daarnaast hadden ze zelf inspraak en konden ze vragen aan het bestuur stellen. "Het idee van 'even snel een zoom vergadering' was hierdoor gelukkig al snel weggenomen. Dit zorgde voor vertrouwen in de organisatie en voor rust", liet Jurjen weten.
Een complexe technische puzzel
Sheila Boon, onderdeel van het secretariaat, ging vervolgens met de voorbereidingen aan de slag. "We hebben uitnodigingen verstuurd naar de leden. Ze konden dan laten weten of ze aanwezig waren en met hoeveel kantoren. Sommige leden kregen meerdere stemmen. Dat was wel even een puzzel. Last minute wijzigingen konden gelukkig nog opgepakt worden", zei Sheila. Er kwam een hoop bij kijken, maar dat is bij elke ledenvergadering het geval.
Het Savvy platform is zo opgezet dat iedereen er mee aan de slag kan. Dit was fijn voor de leden en het bestuur van het betreffende secretariaat. Zo liet Jurjen weten: "Het bestuur was bloednerveus. Het ging om mensen die dit niet gewend zijn, maar ze waren achteraf zeer tevreden. Het was ze meegevallen en ze waren heel positief".
Effectief en goed voor het milieu
Jurjen en een groot deel van de leden hebben een voorkeur voor deze manier van vergaderen. Het is goed beheersbaar, het is beter voor het milieu, het scheelt iedereen een hoop reistijd en het is heel effectief. Het bestuur miste nog wel een beetje de 'fysieke’ interactie met de leden. Hiervoor zouden de hybride vergaderingen van Savvy een goede oplossing zijn. "Leden die in de buurt wonen zijn welkom en de rest van Nederland kan het digitaal volgen. Een flexibel format wat uitermate goed past in deze tijd.”
Transparant, veilig en controleerbaar: “Het is een investering in rust”
Deze manier van online vergaderen is volgens Jurjen zeker aan te raden aan de financiële sector. "Door de wijze waarop dit gebeurde was er geen stress, geen spanning en hebben we ook geen onterechte bedenkingen gehad. De zwaarte van het proces was zodanig, daar hebben we ook kritiek mee voorkomen. Overal waar partijen spanningen hebben of tegengestelde belangen, daar moet je dit soort dingen gewoon netjes doen en zorgen dat er extra beveiliging is”. Het stemproces is transparant en controleerbaar. De stemcommissie of de notaris kan de stemuitslag controleren. Dit zorgt voor veel vertrouwen.
Jurjen, die zelf jurist is, vond de veiligheid van Savvy erg belangrijk. Het gaf hem een gevoel van professionaliteit. Hij liet weten dat dit een belangrijk punt is wat Savvy onderscheidt van een 'teams' of 'zoom'. "Je praat in vertrouwen met elkaar. Zeker in de financiële sector. Er moet over de communicatie geen discussie zijn. Het maakt wezenlijk uit wat voor platform je gebruikt en dit is niet snel te organiseren, wat wel veel organisaties denken. Door de betrouwbaarheid van het medium, bouw je een hele hoop rust. Dat heeft zijn prijs. Het is een investering in rust.
Meer informatie over de mogelijkheden van een online algemene ledenvergadering van Savvy?
Lees dan hier verder: https://savvycongress.com/algemene-ledenvergadering-op-afstand/
Of schrijf je in voor de gratis Donderdag, Demo Dag: https://savvycongress.com/demo-donderdag/
Als de besparing alleen autokosten betreft, dan kun je je afvragen of je inderdaad een kostenbesparing bereikt. Want bij online en hybride meetings is de voorbereidingstijd voor de facilitator langer. Bovendien zijn bij deze meetings meestal meerdere facilitators betrokken.